İnsan kaynakları planlaması  ilk akla geldiği biçimde bir işletme için sadece gerekli iş gücünün sayısının belirlenmesi olarak ele alınmamalıdır. İnsan kaynakları planlaması kavramı çok daha kapsamlı bir yapıya sahiptir. Kurumsal kaynak planlamasının iş gücü boyutunu, personel hareketinin planlanmasını, yükseltimin planlanmasını, işe alma ve emekliliklerin planlanmasını hatta eğitimin planlanmasını kapsamaktadır. İnsan kaynakları planlaması bir organizasyonun gelecekteki personel ihtiyacını tahmin etme ve ihtiyaç duyulan personelin tam sayısını ve tipini gösterecek programların planlanması sürecidir.

İnsan kaynakları planlaması organizasyonun planlama süreciyle yakından ilişkili olduğu için zaman çerçevesi örgütsel planlarla bağlantılı olarak ele alınmalıdır. Örgütsel planlar genellikle kısa (0-2 yıl), orta (2-5 yıl) ya da uzun (5 yıllan fazla) dönemli olarak sınıflandırılır. İnsan kaynakları planları da örgütsel planlara paralel hazırlanmalıdır. Bir organizasyon insan kaynakları planlamasını tam anlamıyla yapmaya yeni başlıyorlarsa öncelikle kısa dönemli planlar yapabilirler. İnsan kaynakları planlaması konusunda deneyim kazandıkça ve daha karmaşık ihtiyaçları oldukça orta ve uzun dönemli planlara da yöneleceklerdir. İdeal olanı, bir organizasyonun her zaman grubuna göre plan hazırlamasıdır.

İnsan kaynakları planlaması, talebinin tahmin edilmesi, personel arzının belirlenmesi ve arz ve talebin karşılaştırılarak planların hazırlanmasını içeren üç unsuru temel almaktadır. Bu unsurlar amaçların belirlenmesi, çevre analizi, iş analizi, performans değerleme gibi unsurlarla desteklenmektedir. Daha öncede belirttiğimiz gibi bu unsurların tümünün her işletmede var olduğunu söylemek pek doğru olmaz ancak her organizasyon açık bir biçimde ya da dolaylı olarak bu unsurları yerine getirmektedir.

İnsan kaynakları planlaması sürecine başlarken örgütsel hedefler ve stratejilere dikkat edilmelidir. İnsan kaynakları ihtiyaçları ve tedarik kaynakları hem dış hem de iç değerlendirmeler yapılarak tahminler geliştirilmelidir. İç insan kaynaklarını değerlendirmek için bir insan kaynakları bilgi sistemi üzerinden erişilebilen sağlam bilgiler olmalıdır. Değerlendirmeler tamamlandıktan sonra, insan kaynakları talebi ve insan kaynakları arzı arasındaki uyumsuzluğu belirlemek için tahminler geliştirilmelidir. İnsan kaynakları stratejilerini ve dengesizliğini gösteren planlar hem kısa hem de uzun vadeli olarak geliştirilmelidir.

İnsan kaynakları talebinin tahminine yardımcı olan bilgilerin başında iş analizi bilgileri ve personel dönüşüm oranı bilgileri gelmektedir. Personel devamsızlık oranı ve dış çevreyle ilgili bilgiler de insan kaynakları talebinin belirlenmesinde etkilidir.

İş analizi, bir işin niteliği, niceliği, gerekleri ve çalışma koşullarını çeşitli yöntemlerle araştırarak ortaya koyan bir çalışmadır. İş analizleri personelin bölümlendirilmesini sağlayan işin yapısına ve temel karakteristiklerine ilişkin temel iş bilgilerini sunmaktadır. İş analizi bilgileri belirli biçimlerde düzenlenerek iş ve iş gerekleri oluşturulmaktadır. İş analizleri sonucu, işin içerdiği görevleri yerine getirebilecek personelde bulunması gereken özellikler, beceriler, formel ve mesleki eğitim gibi bilgiler, insan kaynakları talebinin belirlenmesinde önemli bir role sahip olacaktır.

İş analizinde kullanılacak bilgileri toplamada hangi yöntemin uygun olacağı; işin özellikleri, analiz için gerekli bilginin düzeyi, hangi analiz tekniğinin uygulanacak olduğu gibi faktörlere bağlıdır. Genellikle gözlem, mülakat ve anket teknikleri birlikte kullanılır. Her benzer türde işe aynı soru formunun uygulanması gereği, iş analistinin tek bir soru formu kullanmak zorunda olduğu anlamına gelmez. İşletme içinde işler yönetsel, teknik ve büro işleri gibi çeşitli türlere ayrılabilir. Her tür iş için farklı bir soru formu hazırlanabilir. Ancak teknik yönü ağır basan bir işi incelerken, yönetsel işler için hazırlanmış soru formunu yöneltmek yanlış olacaktır. Tekdüzelik, işin türüne göre kendi içinde sağlanmalıdır.

İş analizi tekniklerinden bazıları belirli bir mesleki alan için uygulanmakla sınırlı olan, sadece o alandaki işlerin içerdiği görevleri ve gerektirdiği personel niteliklerini ortaya koyan tekniklerdir. Diğer teknikler ise her alandaki her tür işin analizinde kullanılmaya hazır formlar halindedir. Bunlar; iş envanteri tekniği, durum analizi tekniği, fonksiyonel iş analizi tekniği, kritik olay tekniği' dir.

İş envanteri tekniği, bir alandaki işlere ilişkin tüm görevleri içerdiğinden özellikle iş tanımlarının hazırlanmasında yarar sağlar. Bir mesleki alanda yerine getirilen işlerin gerektirdiği görevler sıralanarak personelin bunların içinden kendisinin yapmakta olduklarını; yapma sıklığına, yaparken harcanan süreye, önemine, güçlüğüne veya öğrenmek için gerekli süreye göre derecelendirmesi istenir.

Kritik olay tekniği, belirli bir işte çalışan personelin ve bağlı oldukları ilk yöneticinin şahit oldukları, işle ilgili olumlu veya olumsuz sonuç veren personel davranışları kaydedilir. Bunlar işin gerektirdiği genel davranışlar değil, duruma özgü, somut davranışlardır. Daha sonra bu davranışlar anlamlı cümleler halinde ifade edilerek, bu iş hakkında bilgi sahibi olan tarafsız bilirkişilerin değerlemesine sunulabilir. Bilirkişiler puanlı bir ölçek üzerinde, bu davranışın o iş için ne derece istenen davranışlar olduklarını belirleyebilirler.

İş analizi sonucu elde edilen bilginin yeniden düzenlenerek kullanıma hazır hâle getirilmesi gerekir. Bu amaçla “iş tanımları” ve “iş gerekleri” hazırlanır. iş tanımları ve iş gerekleri belirli amaçlara hizmet etmek için hazırlanmış sistemli bilgi düzenlemeleridir. Söz konusu düzenlemeler personel uzmanları ve yöneticilere iş hakkında kısa ve öz bilgiler sunarlar. İş tanımları iş analizlerinin bir uzantısıdır. İş analizinden sağlanan iş hakkındaki bilgiler iş tanımında belirli bir sistem altında kısaltılarak kullanıma hazır hâle getirilir. İş tanımlarının amacı, işletme içinde yapılan her işin nasıl yapıldığını tam ve doğru olarak yansıtmaktır. İş gerekleri ise işin değil, işi normal düzeyde yerine getirebilecek personelin profilini içerir. Kısacası işin, normal düzeyde yerine getirilebilmesi için, o işi yapacak personelde bulunması gerekli nitelikleri içerir.

İşletmedeki personel devir hızı: personel devir oranıyla ilgili bilgiler; personelin işten ayrılma tarihi, nedenleri, iletişim adresi, yapılacak ödemeler, yeniden işe alınma olasılığıyla ilgili bilgileri içermektedir. Personelin işten ayrılması insan gücü açığı doğuracaktır. Personel açığının hızla kapanması, devir oranının doğru olarak tahminine bağlıdır. Bu yüzden ayrılan personelin türü ve yerlerinin kimlerle doldurulacağının saptanması oldukça güç olmaktadır. Personel devir bilgileri performans değerlendirme bilgileriyle birlikte değerlendirilerek ayrılan personelin başarı durumlarıyla ilgili bilgiler saklanmaktadır.

Personel Devir Oranı, belirli bir faaliyet döneminde işletmeye giren ve işletmeden çıkan personel sayısını ifade etmektedir.

Bu oran şu şeklide hesaplanır:

Personel devir oranı = (İşten çıkanların toplam sayısı × 100) /Ortalama personel sayısı

Ortalama personel sayısı ise;

Ortalama personel = (Dönem başı personel sayısı + Dönem sonu personel sayısı) /2

İşletmedeki devamsızlık oranı, belirli bir faaliyet döneminde personelin, izin ve yıllık tatilleri dışında programlanmamış bir biçimde işe geç gelmesi ya da hiç gelmemesi durumudur.  Devamsızlık nedeniyle kaybedilen çalışma saatlerinin işletmenin planlanan çalışma saatlerine bölünmesiyle elde edilir. Devamsızlık oranı, belirli bir faaliyet döneminde devamsızlık nedeniyle kaybedilen çalışma saatlerinin işletmenin planlanan çalışma saatlerine bölünmesiyle elde edilir.

Devamsızlık Oranı = (Kaybedilen personel saati toplamı / Planlanan personel saati toplamı)× 100

İnsan kaynakları planlamacıları, hem iç hem de dış kaynaklarla ilgili bilgileri toplayarak personel talebini tahmin ederler. Talep tahmini farklı yöntemler kullanılarak yapılabilir ve farklı tahmin sonuçları belirlenebilir. İnsan kaynakları talep tahmin yöntemleri temelde iki gruba ayrılabilir. Bunlar; Sezgisel yöntemler ve Matematiksel yöntemlerdir.

Sezgisel Yöntemler, geleceğin tahmininde insan bilgisinden yararlanır. Sayısal verileri göz önünde tutar fakat sezgilere ve deneyimlerden gelen bilgilerin kullanılmasına da olanak verir. Sezgisel yöntemler, küçük işletmelerde ve insan kaynakları planlamasına yeni başlayan henüz bir veri tabanı olmayan ya da karmaşık matematiksel modelleri kullanma deneyimi olmayan işletmelerde kullanılmalıdır. Bir organizasyon ya da çevresi değişim ya da karışıklık içindeyse, önceki eğilimler ve korelasyonlar gelecek hakkında tam bir tahmin yapmaya olanak vermiyorsa sezgisel yöntemler tercih edilebilir. En basit sezgisel yöntemler; Aşağıdan yukarıya (birim) tahmin yöntemi, Yukarıdan aşağıya tahmin yöntemi ve Delphi yöntemi'dir.

Basit matematiksel yöntemler, talep tahmininde sadece bir faktörü göze alarak tahmin yapılan yöntemlerdir. Örnek olarak, personel ihtiyacının tahmini, başka hiçbir faktörü ele almadan sadece son beş yıldaki personel düzeyi ele alınarak yapılabilir. İyi bir tahmin yöntemi gelecek yılların satışları, üretimi, diğer iş faktörlerini personel ihtiyacıyla ilişkili olarak kullanarak tahminde bulunmalıdır. Basit matematiksel yöntemler temelde; Verimlilik oranı, Kadrolama oranı, Öğrenme eğrileri olmak üzere üç oranı göz önüne alır.

Bazı tahmin yöntemleri karmaşık istatistiksel teknikleri kullanırlar. Uzun zamandır insan kaynakları planlaması yapan büyük organizasyonlar bu istatistiki yöntemleri kullanmayı tercih ederler. Bu tekniklerden en çok kullanılanları; Çoklu regresyon ve Doğrusal programlama' dır.

İnsan kaynakları, talep ve içsel arzı belirlemek için pek çok yöntem kullanabilir. Doğaldır ki tüm organizasyonlar ve durumlar için hepsi uygun olmayacaktır. Bu yüzden insan kaynakları uzmanları organizasyonun durumuna en uygun yöntemi belirlemek zorundadırlar. Aşağıda yer alan faktörler tahmin yöntemini belirlerken göz önünde bulundurulmalıdır;

• Durağanlık ve Kesinlik
• Verilerin Uygunluğu
• Personel Sayısı
• Kaynakların Uygunluğu
• Zaman
• Yönetimin Güveni
• İnsan Kaynakları Arz ve Talebinin Karşılaştırılıp Planlarının Hazırlanması

İnsan kaynakları bilgi sistemi kavramı, “bir organizasyonun insan kaynakları, personel faaliyetleri ve örgütsel birim özellikleriyle ilgili ihtiyacı olan verilerin toplanması, saklanması, korunması ve güncelleştirilmesi için sistematik bir süreçtir” biçiminde tanımlanmaktadır.

İnsan kaynakları bilgi sistemleri, insan kaynakları tarafından kullanılan ve yaratılan manuel ve otomatik verilerin parçalarının toplanması, kaydedilmesi, süreçlenmesi, saklanması, analiz edilmesi, yönetilmesi, yayılması ve iletişiminin sağlanmasını içerir.

Bilgisayarlı insan kaynakları bilgi sistemi insan kaynakları bölümüne sayısız faydalar sağlar. Her insan kaynakları fonksiyonu faaliyetlerinin tümünde ya da bir kısmında bilgisayarlardan yararlanırlar. İnsan kaynakları fonksiyonlarının otomasyonu aşağıda yer alan yararları sağlayacaktır.

• Veri doğruluğunda artış,
• İşlem hızında artış,
• Daha kullanışlı ve kaliteli sonuçlar,
• Verimlilikte artış.

İnsan kaynakları arzı, herhangi bir plan döneminde işletmenin sahip olacağı personeli ifade etmektedir. Organizasyonun insan kaynakları azını belirlemesi örgütte çalışanların durumunu nicelik ve nitelik açısından belirmeme sürecidir.

İnsan kaynakları arzının tahmin edilmesinde izlenecek adımlar;

• Personel envanterinin hazırlanması,
• Plan döneminde işletmeden çeşitli nedenlerle ayrılacak personelin sayısının tahin edilmesi,
• Personel envanterine, transferler ya da dışarıdan personel sağlamayla gelecek elemanların eklenmesi,
• Yükselmeler sonucu sağlanacak personelin eklenmesi,
• Tüm adımlar göz önüne alınarak insan kaynakları arzının belirlenmesidir.