Yapılan faaliyeti bir bütün ve gerçek olarak yansıttığından emin olunan belgedir.

Bir belgenin herhangi bir değişikliğe uğramadan muhafaza edilmesini ifade eder.

Belgenin içeriği, yapısı ve bağlamı biçiminde sıralanan temel ögelerinin eksiksiz, tam olmasını ve bu ögelerin belgenin tüm yaşam evreleri boyunca bozulmadan korunmasını ifade eder.

Kullanıcıların bütün unsurlarıyla özgün halinde korunmuş belgeye erişebilmesi ve belge üzerinde arama, görüntüleme, kopyalama, yazdırma, dönüştürme vb. işlemleri uygulayabilmesidir.

Elektronik belgeler uzaktan erişime ve paylaşıma imkan sağlaması gibi yönleriyle geleneksel kağıt belgelerden daha kolay yapıdadır.