Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim sağlanabilir.

Belgelerin depolanması konusunda fiziksel yer sorunu yaşanmaz.

Belgeye erişim geleneksel kâğıt belgelere erişimden çok daha hızlı ve kolaydır.

Elektronik ortama kaydedilen veriler kolay biçimde değiştirilebilir ya da imha edilebilir.

Belgelerin yer ve zaman bağımlılığı olmayıp sınırsız bir hareketlilik yeteneğine sahiptir.