Kapıcıyı işe alırken yöneticinin yapması gerekenler şöyle sıralanabilir;

• Öncelikle ilan veya başka bir yöntemle kapıcı adayı bulunur.
• Vukuatlı nüfus kaydından aile durumu tesbit edilir, aile durumu ile kapıcı hakkında istihbarat yapılır.
• Sağlık durumu ile ilgili rapor ile iyi hal kağıdı nüfus örneği istenir.
• Kapıcı ile Sözleşme yapılmalıdır.
• Kapıcıya, ücret hesabını gösterir, imzalı bir pusula vermek veya deftere ücretle ilgili bu hesapları imzası ile kaydetmek zorundadır (İş K. md: 37).
• Sosyal Güvenlik Kurumuna ve Bölge Çalışma Müdürlüğüne işyeri bildirgesi verilir, işçi bildirim listesi ve sigortalı işe giriş bildirgesi tanzim edilip SGKya bildirilir, onaylı bir sureti dosyalanır.

Yöneticiler; kat malikleri kurulu vekili olarak, işe yeni aldıkları kapıcıları 15 gün içinde Aile,

Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı’na, Bölge Çalışma Müdürlüğü’ne ve sendikalarına bildirmek zorundadırlar. Bu iş için düzenlenmiş matbu evraktan 3 nüsha düzenlenir (İşverenlerin

İşçileri Çalışma Bakanlığı’na, Bölge Çalışma Müdürlüğüne ve Sendikalara Bildirim Hakkında

Yönetmelik. RG. 11.6.1983 tarih, Sayı 18074).

• Kapıcı Yönetmeliği hazırlanıp imzalattırılır.
• Kapıcı işe başladıktan 3 gün içinde Kimlik Bildirme Belgesi doldurup muhtara onaylattıktan sonra Mahalli Genel Kolluk Örgütüne verilir. (1774 nolu Kimlik bildirme kanunu Md.5)
• Apartman demirbaşları tutanak ile kapıcıya teslim edilir.
• Komşulara yeni kapıcı tanıştırılır.
• İşe alınan her işçiye, en geç 15 gün içinde “İşçi Çalışma ve Kimlik Karnesi” verilmek zorundadır. Deneme süresine bağlı tutulan işçiler için bu 15 günlük süre, deneme süresinin bitiminden sonra başlar (İşçi Çalışma ve Kimlik Karnesi Tüzüğü md: 2).
• Sigortalı kapıcı çalıştıran bir apartman tamamen el değiştirirse; yeni işveren bildirge ve bordroları yetkili kuruma göndermeye mecburdur. İşlemler, o gün uygulanan sosyal güvenlik mevzuatına göre yapılır.
• İşveren; iş kazasına uğrayan kapıcıya, kurumca el konuluncaya kadar gerekli sağlık yardımlarını yapmakla yükümlüdür.
• Bu konuda yaptığı harcamalar ve yol paraları belgelendiği takdirde, kurum tarafından işverene ödenir.
• İşveren, bu yükümlülüğünü gereği gibi yerine getirmezse ve bundan ötürü de sigortalının tedavi süresinin uzamasına, malul kalmasına veya malullük derecesinin artmasına neden olmuşsa, kurumun bu yüzden uğrayacağı her türlü zararı ödemekle yükümlüdür. • İşveren, iş kazasını, o yer yetkili zabıtasına derhal ve kuruma da en geç kazadan sonraki 2 gün içinde haber verme kağıdı ile bildirmek zorundadır.