Büro hizmetlerinin kesintisiz sürdürülebilmesi için hizmetin üretilmesi için kullanılan (sarf edilen) büro malzemelerinden (örneğin kâğıt, zımba teli, mürekkep, toner vb.) veya kullanılan büro donanımı yedek parçalarından (ampul, toner, pil) uygun miktarlarda stokta bulundurulması gerekir. Ancak büro malzemeleri parasal değeri olan kaynaklar, başka deyişle yatırımdırlar. Bu nedenle hizmeti aksatmayacak düzeyde stok bulundururken bunu bulundurmanın da maliyeti göz önüne alınmalıdır. Stoklarla ilgili stok bulundurma, sipariş verme ve stok bulundurmama (stok kopması) olmak üzere üç temel maliyet söz konusudur:

Stok bulundurma: Stokları elde bulundurmaktan dolayı oluşan maliyetlerdir. Bunlar içerisinde stoğa yapılan yatırımın alternatif kullanım maliyeti yanında eskime, bozulma, kırılma, fire (örneğin çok bekleyen kâğıtların rutubetlenmesi, mürekkep kuruması gibi) maliyetler sayılabilir.

Sipariş verme: Sipariş verme, satın alma ve teslimiyle ilgili giderlerdir. Yazışma, haberleşme, satın almak için zaman harcama ve masraflar, malzemelerin nicelik ve nitelik muayenesi gibi giderler bunlar arasındadır.

Stok bulundurmama (stok kopması): İstenilen malzemenin elde bulunmaması durumunda ortaya çıkan maliyetlerdir. Hizmet sistemlerinde hizmetin verilemiyor olmasının maliyeti kolay hesaplanamaz. Örneğin basit bir rulo kâğıdın olmaması nedeniyle POS makinesinin çalışmaması, toner bitmesi nedeniyle yazıcıdan çıktı alınamaması önemli gecikmelere ve dolayısıyla kayıplara yol açabilir.