Kâğıt üzerine yazılı olan örneğin pdf veya TIFF formatındaki dokümanların elektronik kopyalarının oluşturulmasını ve otomatik olarak kayıt yönetim sistemine girdi olmasını sağlar.

Merkezi bir saklama ortamı yoluyla ve işletme kuralları ile üst veri (metadata)yapısını kapsayacak şekilde örgütsel dokümanların oluşturulmasına ve akışına destek sağlamayı amaçlar. Doküman yönetim sisteminin temel amacı
dokümanların orijinal haliyle saklanması ve erişilmesidir.

Kayıtların zaman içerisinde elde edilmesi, bulundurulması ve erişimine olanak veren sistemin genel adı.

Örgüt bünyesinde dijital nesnelerin saklanması, erişimi ve yeniden kullanılmasını sağlayan sistemdir. Doküman ve içerik yönetim sisteminden farklı görüntü, video, ses gibi çok ortamlı kaynaklara yönelik olmasıdır.

Kütüphanelerin teknik gereksinimlerini ve okuyucu hizmetlerini sağlamaya yöneliktir. Kütüphanede kayıtlı yayınların izlenmesinden başlayarak ödünç verme ve diğer günlük idari işlemlerin desteklenmesine kadar tüm işlevleri kapsar.