Büroya alınan araçların sayısı arttıkça, onların bakımıyla ilgili sorumluluk da artmaktadır. Aşağıdaki hususlarda dikkatli olmak bu konuda size yardımcı olacaktır.

-Uygun yazılımları kullanarak her bir araç için bir kart tutunuz. Bu katta satıcının adı, adresi, satın alma tarihi, modeli, seri numarası, fiyatı, amortisman oranı, defter değeri ile garanti ve servis anlaşmasıyla ilgili özet bilgiler yer almalıdır. Bu kart alfabetik olarak dosyalanmalı ve araç servis gördükçe güncellenmelidir.

-Büro aracını, bu konuda eğitim almış kişilerin kullanmasını sağlayınız. Eğer eğitime gerekli görülmemişse, aracı kullanan kişi kullanma kılavuzunu dikkatle okumalı ve okuduklarını uygulamalıdır. Ayrıca aracın tüm işlevlerini öğrenmeli ve bunlardan yararlanmalıdır.

-Büro aracını kullanılırken gerekli dikkat gösterilmelidir.

-Büro donanımlarının ortaya çıkarabileceği küçük arızalar hakkında bilgi edinilmeli, servise haber vermeden önce gereken işlemler yapılmalıdır. Örnek olarak, mürekkep değiştirme, kâğıt sıkışması gibi durumlarda gereken önlemler kolayca alınabilir, elektrik bağlantısı, fişlerin ve prizlerin durumu kontrol edilebilir. Ancak, bilgi sahibi olunmayan parçalara dokunulmamalıdır.

-Büro araçları ısı, nem, doğrudan güneş ışığı, toz gibi fiziksel etkilere karşı korunmalıdır. Kullanılmadığı durumlarda araçların üzeri örtülmeli, fişleri prizden çekilmeli, pilli araçlar uzun süre kullanılmayacaksa pilleri çıkarılmalıdır. Araçları düzenli olarak önerilen temizlik ürünlerini kullanarak temizlemek gereklidir.

-Bir bakım programı oluşturulmalı ve araçların düzenli olarak servis görmesi sağlanmalıdır. Böylece aracın arızalı olduğu dönemdeki iş kaybından kurtulmak mümkündür.