Toplantılarda yapılan en önemli hata katılımcılara “gündem” gönderilmemesidir. Etkili bir toplantı için toplantı yöneticisinin gözden kaçırmaması gereken bazı konular vardır, bunlar:

• Toplantı yapma nedenlerinin belirlenmesi,

• Toplantının türünün belirlenmesi,

• Toplantı öncesi hazırlık yapılması,

• Toplantı gündeminin belirlenmesi,

• Toplantının katılımcılara duyurulması,

• Toplantı salonunun düzenlenmesi,

• Toplantı süresinin belirlenmesi,

• Kullanılacak iletişim yöntemlerinin belirlenmesi,

• Toplantı notlarının hazırlanması,

,• Toplantıda yapılacak tartışmalar,

• Toplantının bitirilmesi.