Not almak, çok basit bir şey gibi görünmesine karşın bir beceri gerektirir. Açık, doğru ve tam alınan notlar zaman tasarrufu sağlar ve yanlış anlaşılmayı önler. Etkili not almak için dikkat edilmesi gereken bazı özellikler bulunmaktadır. Bu özellikler şu şekilde özetlenebilir:

Hazır Bloknot ve Kalem Bulundurma: Konuşma sırasında hazır bulundurulmayan materyaller temin edilmeye çalışıldığında müşteri etkin dinlenemez, dikkat dağılır. Bu durumun yaşanmaması için konuşma öncesinde bloknot, kalem ve ihtiyaç duyulan farklı materyaller varsa hepsinin masanın üstünde hazır bulundurulması faydalı olacaktır.

Arayan Müşterinin İsmini Sorma: Müşterinin ismi ilginç ve söylenmesi zor bir isimse, tepki gösterilmemeli ve yorum yapılmamalıdır. “isminiz çok tuhaf” veya “ne kadar ilginç bir isminiz var!” tarzında yapılacak bir yorum, müşteri tarafından kabalık ve nezaketsizlik olarak algılanabilir ve böyle bir ifade müşterinin kırılmasına neden olabilir.

Görüşme Boyunca Telefondaki Müşteriye İsmiyle Hitap Etme: Telefonda konuşulan müşteriye “Ayşe Hanım” “Ahmet Bey” örneklerinde de olduğu gibi isimle hitap edilmelidir. Beyefendi, hanımefendi gibi kalıp ifadeler kullanılmamalıdır.

Müşterinin İrtibat Bilgilerini Alma: Eğer gerekli ise müşteriden telefon numarası, adres gibi irtibat bilgileri alınmalı ve not edilmelidir. Not edilmediği takdirde müşteriye aynı bilgiyi birden fazla sormak gerekebilir, bu da müşteride kendisinin dinlenmediğine dair bir izlenime yol açabilir. Doğru cevap A'dır.