Bir ofis paketinde hazırlanan belgenin diğer ofis paketinde açılması, özellikle metin belgesi yazılımları için sorun çıkartmaktadır. Biçimsel ayarların bozulmasına, yazı tip ve büyüklüklerinin değişmesine sebep olan bu değişikliğe nadir de olsa aynı ofis paketinin farklı sürümlerinde de rastlanmaktadır. Bu sebeple PDF (Portable Document Format) yani Taşınabilir Doküman Biçimi adlı bir uzantı ile belge bir bütün olarak kaydedilmekte ve hem taşıma boyutunun küçülmesi, hem de biçiminin sabit tutulması sağlanmaktadır. PDF biçimi günümüzde en sık kullanılan biçimlerden biridir. Bu sebeple ofis yazılımları da belgenin son hâlini PDF biçimine dönüştürerek sabitlemeyi bir özellik olarak sunmaktadır. Dosya menüsü içindeki PDF olarak dışa aktar sekmesi bu amaçla kullanılır.