İşletme yönetimi, satın aldığı stoklardan hangilerini sattığını hangilerinin ise deposunda olduğunu her zaman bilmek ister. Satın aldığı veya sattığı malların
sadece satış tutarlarının fatura veya irsaliye yardımıyla bilinmesi, yöneticilerin
alacakları kararlarda tek başına anlamlı değildir. Bunun yanında işletme yöneticileri; malların fiziki takibini, dönem içi stok hareketini, satılan malları maliyetini, yönetimce belirlenen emniyet stokuna yaklaşan stokları ve dönem sonundaki stok durumu hakkında bilgi üretilmesini beklemektedir. Stokların her istendiğinde fiziksel olarak kontrolünün yapılması ve mevcut stokların değerlerinin tespit edilmesi mümkündür, ancak bu işlem işletme için hem pahalı hem de zaman kaybıdır.