Proje dosyasının genel olarak üç temel işlevi vardır.
• Yeterli olgunlukta geliştirilmiş bir proje dosyası, belgesel yapım ekibi için yapım
aşamaları boyunca ve özellikle yapım sürecinin ilk ivmelenme döneminde önemli
bir referanstır. Bir proje dosyasından beklenen işlevlerden birisi, dosyada yer alan
öngörülerin belgesel yapım sürecini doğru güzergâhlarda ve verimli bir şekilde
yönlendiriyor olmasıdır.
Yapım sürecinin olgunlaşma aşamalarında, yapımın, proje dosyasından daha zengin
bir içeriğe ulaşacağını öngörmek gerekir. Bu durum belgesel yapım sürecinin başarıyla
yürütüldüğünün göstergesi olacaktır. Daha önce de ifade ettiğimiz gibi yapım süreci, aynı
zamanda bir yanıyla da konuyu giderek zenginleştiren bir araştırma sürecidir.
• Özen gösterilerek hazırlanmış, gerekli düzeyde geliştirilmiş bir belgesel yapım dosyası,
finansman arayışında da önemlidir. Konu hakkında bilgisi olmayan bir kişi,
bir kurum temsilcisi, potansiyel bir finansör proje dosyasından hareketle nasıl bir belgesel olacağını genel hatlarıyla kavrayabilmeli, işlevini ve çalışma alt yapısının
gerisindeki emeği fark edebilmelidir. Finansör, belgesel alanda şu ya da bu düzeyde
uzmanlaşmış bir kuruluş ise proje önerisinin yetkinliğinin ya da eksikliklerinin
daha kolay tespit edileceğini öngörmek gerekir.
• ‘Belgesel Yapım Proje Dosyası’ hazırlamanın bir işlevi de eğer bir ‘belgeselci’ olacaksak,
ileriye dönük kendi çalışma arşivlerimizi oluşturmaya yardımcı olmasıdır.
Sadece dosya değil öncesindeki küçük ön araştırmalarımız, bilgi ve düşünme notlarımız
da önemlidir. Çünkü yeni fikirler, yeni belgeseller yapma isteği, oluşturduğumuz
birikim üzerinden de tetiklenmektedir. Bilgisayar teknolojisinin sunduğu
çok önemli olanaklar yanında, oluşturduğu tuzağa düşerek bilgileri sistemsiz bir
şekilde bilgisayarda depolamayıp, proje temelli ya da tematik başlıklarla bir arşiv
sistemi kurarsak, ihtiyaç duyduğumuzda daha önce edindiğimiz bilgilere, isimlere,
adreslere vb. kısa sürede ulaşarak yeniden gereksiz vakit harcamayız. Bu arşivlemenin
tüm belgesel yapımı boyunca oluşan yeni bilgiler için daha da değerli olduğunu
belirtmek gerekir. Her belgesel yapımın kendi yapım öyküsü kitapçığı ya da yapım
bilgileri arşivi, belgesel yapımın diğer önemli çıktıları arasında yer almaktadır.