Bir etkinliği planlarken öncelikle bu etkinlikle ulaşılacak hedeflerin belirlenmesi gerekir. Planlama sürecinde dikkat edilmesi gereken diğer unsur hedef kitlenin belirlenmesidir. Ancak diğer bir önemli husus hedef kitlenin hangi ihtiyacının giderileceğidir. Tüm bu unsurların belirlenmesinden sonra artık etkinlik programının şekillendirilmesi gerekmektedir. Neyin, nerede, ne zaman yapılacağını bu süreçte ele almak gerekir. Çünkü bu aşamadan sonra etkinliğimizde tema yaratmak zorundayız. Programın şekillendirilmesi ve bunu bir tema içinde sunulmasının en önemli nedeni bizim bir şey söylemek istememizdir. İletişim mesajı şeklinde tanımlayacağımız bu süreç, bizim ne söylemeye çalıştığımızla yakından ilgilidir. Etkinliğin medya değerlendirilmesi aşaması halkla ilişkilerin somut çıktılarını ortaya koyma açısından önemlidir.