Halkla ilişkiler etkili mesajı hedef kitleye doğru zamanda ulaştırmak zorundadır. Mesajın hedef kitleye ulaşabilmesi için öncelikle mesajının taşıyacağı bilgi, duygu, düşünceleri bir iletişim kanalı aracılığıyla gönderilebilecek biçimde kodlanması gerekir. Başarılı bir çalışma için mesajın yazılma amacının doğru saptanmış olması gerekmektedir. Bununla birlikte iyi bir araştırma etkili yazmanın ön koşulunu oluşturur. Halkla ilişkiler bu araştırmalar sonucunda elde edeceği bilgileri analiz ederek iletmek istediği konu ile ilgili hedef kitlesine uygun etkili mesajı oluşturmalıdır.