Stratejik halkla ilişkiler yönetiminde, etkin iletişim için yukarıda karakteristik özellikleri de göz önüne alınarak halkın tanımlanması gerekmektedir. Bu aşamada, bir kurumun ilişkide bulunduğu dört farklı kategoride halktan söz edebiliriz:

Tüketiciler: En belirgin halk kategorisi, kurumun sağladığı ürün ve hizmetleri satın alan tüketicilerdir. Tüketicileri dört alt kategoride inceleyebiliriz. ürün ve hizmetleri hâlihazırda satın alan tüketiciler yanında gelecekte ürün ve hizmetleri tüketme potansiyeli olanlar potansiyel tüketiciler grubunda yer alırlar. Gölge tüketiciler, sağlanan ürün ve hizmetleri satın almayan ancak kurum hakkındaki algıları doğrudan etkileyen kitleyi oluştururlar. İkincil tüketiciler ise, ana tüketicilerin tüketicisi konumunda olan kitledir. Kurum açısından, tüketicilerin kurum hakkındaki düşüncelerinin, algılarının, tutumlarının izlenmesi hayati önem taşımaktadır. Bu nedenledir ki günümüzde artık müşteri odaklı pazarlama anlayışı önem kazanmaktadır.

Üreticiler: Kuruma her türlü alanda girdi sağlayan halk grupları üreticilerdir. Kuruma girdi sağlayan gruplar arasında çalışanlar, sermaye sağlayanlar, ortaklar, kuruma ham madde ve hizmet sağlayan tedarikçiler sayılabilir. Bu grupların yakından izlenmesi, olumlu iletişimin devamlılığının sağlanması, kurumun da devamlılığının garantisi olacaktır.

Kısıtlayıcılar: Kurumun başarısını bir şeklide baltalayan, gelişimi sekteye uğratan gruplar kısıtlayıcılardır. Kısıtlayıcılar arasında rakipler, karşıtlar ve muhalifler sayılabilir. Kurum hakkında olumsuz bir düşünceyi yayan köşe yazarları, televizyon programları da kısıtlayıcılar olarak adlandırılabilir. Ayrıca, iyi ilişkilerimizin olduğu köşe yazarları bile zaman içerisinde kısıtlayıcı olma potansiyeline sahiptir. Diğer yandan yasa düzenleyeciler de yapacakları yasal düzenlemeler ile kısıtlayıcı konumuna geçebilirler.

İmkân sağlayıcılar: İmkân sağlayıcılar kurumun başarısını destekleyici faaliyette bulunan gruplardır. Bu gruplar arasında kurumun faaliyet gösterdiği alana ilişkin yasal düzenlemeleri yapan devlet kurumları ya da meslek örgütleri düzenleyiciler olarak adlandırılmaktadır. Medya, halkla ilişkiler kampanyaları ile kitlelere mesaj iletmenin en önemli aracıdır. Halka ilişkiler kampanyasının medyada yer bulması, işleniş biçimi, medyada ayrılan yer ve zaman gibi değişkenler kampanyanın başarısını etkileyen değişkenlerdir. Bunların yanında kurumlar bazı projelerde diğer kurumlar ile birlikte çalışırlar. Bu kurumlar müttefikleri oluşturur. İmkân sağlayıcılar arasında yer alan önemli bir grup da fikir liderleridir. Fikir liderleri diğer  grupları etkileyen kişilerdir. Fikir liderlerinin kurum hakkındaki olumlu görüşleri, halkla ilişkiler aracılığı ile yayılmak istenen mesajın benimsenmesinde önemli bir paya sahiptir. Fikir liderleri ağızdan ağıza iletişim desteği sağlayan önemli bir gruptur.