Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraşı nüshası hazırlayan kamu kurum ve kuruluşunda kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir.

Kural olarak, belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır.

Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde sadece "Times New Roman" tipi normal yazı stili kullanılır.

Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda gönderilen belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres bilgisi zarf

Kamu kurum ve kuruluşuna fiziksel ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ile belgeye ait üstveriler kaydedilir.