Belgenin şekli^ özellikleri, Resmi^ Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 5. maddesinde belirtilmiştir. Buna göre; belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki ka^ğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. U¨st yazılarda ka^ğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için ka^ğıdın her iki yüzü de kullanılabilir. Yazı tipi ve harf büyüklüğüne gelince, elektronik ortamda hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli ha^llerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir. Ayrıca metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir (RY Yön. m. 6).