Fiziksel ortamda hazırlanan belgeler en az iki nüsha olarak düzenlenir

Şekil bakımından A4 kağıdı olan 210x297 mm boyutundaki kağıda çıktı hazırlanacak biçimde düzenlenmelidir.

Yazı tipi ve harf büyüklüğü olarak "Times New Roman" yazı stilinde 12 punto, veya "Arial " yazı stilinde harf büyüklüğü 9 punto olması esastır

Süreli veya kişiye özel (ACELE, GÜNLÜ VEYA KİŞİYE ÖZEL ) bilgi gerektiren belgelerde kişiye özel belgesi zarfın sağ üst köşesinde üstte olmak üzere zarfın sağ üst köşesinde Kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir.

Gizlilik derecesi taşıyan belgelerde gönderen kurumun ve alıcının bilgileri zarfın üstünde yer almalıdır.