Yanıt Açıklaması: Belge Özellikleri Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraı nüshası hazırlayan kamu kurum ve kuruluşunda kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir (Yön. m. 4). Belgenin şeklî özellikleri, Yönetmeliğin 5. maddesinde belirtilmiştir. Buna göre; belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir. Yazı tipi ve harf büyüklüğüne gelince elektronik ortamda hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğü- nün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir. Ayrıca metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir (Yön. m. 6). Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda gönderilen belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres bilgisi zarfın ortasına yazılır. Varsa süre ve kişiye özel bilgisi (ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL), kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harerle belirtilir (Yön. m. 27/1). Bu konuda Yönetmeliğin ekindeki örnek 21’e bakılmalıdır. Kamu kurum ve kuruluşuna fiziksel ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ile belgeye ait üstveriler kaydedilir. Gerekli görülmesi hâlinde güvenli elektronik imza ile gelen belge çıktı alınarak da işleme konulur (Yön. m. 27/3). Birime gelen belgelerle ilgili havale, talimat ve benzeri işlemler, üst yazının ilk sayfası- nın ön veya arka yüzüne kaşe basılarak belge üzerinde gösterilebilir. Bu kaşenin şekli ilgili birimler tarafından belirlenir (Yön. m. 27/5).