Elektronik ortam, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veya dokümanların hazırlandığı
ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarıdır (RY Yön. m. 3/1, g). Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kamu kurum ve kuruluşlarının faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik
ortamda sağlayan sistemdir.