Temel işlevleri aşağı­daki şekilde toplanabilir;

• Çekirdek İşlevler: Tüm içerik yönetim sis­temleri, temel işlevlerin tamamını kapsamı­yor olabilir. Kullanımı basit olan ve başlan­gıçta yeterli gibi görünen sistemler, zaman içerisinde temel işlevlere cevap vermeyebilir.
• Editör (İçerik oluşturma ortamı): Standart olarak kullanılan içerik düzenleme edi­törleri, deneyimsiz kullanıcıları dahi çok zorlamadan sitenin tümünde görsel olarak tutarlı içeriklerin oluşturulmasını sağlama­ya çalışır. Ancak bazı durumlarda, bu edi­törlerin özellikleri yetersiz kalabilmektedir. Bu durumda kullanılan İYS’nin farklı edi­törlerle çalışabilecek yapıda olması gerekir.
• Varlıklar (assets) yönetimi: Erişilebilirlik ve kullanım kolaylığı, bazı içerik yöne­tim sistemlerinde sorun olabilir. Görseller üzerinde temel işlemleri doğrudan CMS ortamında yapabilmek, yüklenen ofis ve PDF dosyalarına açıklama ekleyebilmek ve bu dosyalarda gelişmiş arama yapabilmek önem taşımaktadır.
• Arama: Kullanıcıların büyük kısmı bir ara­ma ile içerik yönetim sistemini kullanmaya başlayacaklardır. Bu nedenle arama işlevleri önemlidir. Bu işlevlere aşağıdaki örnekler verilebilir;
  • Yenileme Hızı: Arama motorunun, site­yi indeksleme sıklığıdır.
  • Tam arama: Sadece sabit sayfalarda de­ğil, ekli dosyalar da aranabilmelidir.
  • Hız: Özellikle büyük sitelerde arama hızı problem yaratabilir.
  • Kapsam: Arama, sitenin belli bir bölü­münde yapılabilmeli ya da tekrar dü­zenlenebilmelidir.
  • Sıralama: Sonuçlar, farklı ölçütlere göre kullanıcılar tarafından da sıralanabil­melidir.
• Özelleştirebilme (customization): İçerik es­nek olarak sunulabilmeli. Örneğin;
  • Haberler tarihe göre eskiden yeniye göre sıralanabiliyor mu?
  • Takvim üzerinde gösterilebiliyor mu?
  • Son kullanıcı yorumları ana sayfada otomatik olarak gösterilebiliyor mu?
• Kullanıcı Etkileşimi: Kullanıcı etkileşimi­ne olanak sağlanabilmesi için gerektiğinde 3. parti eklentilerin sistemde kullanılabilir olması gerekir. Etkileşim için temel olarak sohbet, forum, yorum ve sıralama gibi işlev­lere ihtiyaç olmaktadır.
  • Forum ortamında mesaj yazmak ya da cevaplamak ne kadar kolay? Alanları dü­zenlemek teknik bilgi gerektiriyor mu?

• Analitikler nasıl alınabiliyor? Bir veri taba­nı ya da excel biçiminde alınabiliyor mu?
• Diğer iletişim araçları neler? Eposta haber grupları (bülten) kullanılabiliyor mu?
• Kullanıcılar gruplanabiliyor mu? Haber besleme ve RSS desteği var mı?
• Kullanıcılar nasıl yönetilecek? Şifre ve izinlerin değiştirilme ihtiyacı olacak mı?
• Kullanıcı bilgileri farklı sistemlere gön­derilebilir olacak mı?

• Roller ve İzinler: Kullanıcı rolleri ne kadar eklenebilir ve değiştirilebilir olmalı? Site/ portalın farklı bölümleri için farklı yetki­lendirme ve roller tanımlanabiliyor mu? İçerik bir moderatör seviyesindeki kullanıcı denetiminden geçirilerek yayınlanabiliyor mu?
• Sürüm Desteği (versiyonlama): Yayınlanan sayfa ve dosyalarda sürüm özelliği hızlı bir şekilde önceki sürüme dönmeyi sağlar. Aynı zamanda yedekleme ve gelişim sürecinin ortaya çıkartılmasında önemlidir.
• Çoklu Site Desteği (multiple site support): Or­tak yükleme ile 1’den fazla sitenin oluşturu­larak yönetimi önem taşımaktadır. Sürecin başında ihtiyaç olarak görülmese de içeriğin farklı hedef kitlelere sunulması gerekebilir. Örneğin mobil ortamlar için aynı içeriğe dayalı daha farklı bir tasarım yapılabilir.
• Çoklu Dil Desteği: Özellikle uluslararası ya da çok kültürlü yapıya sahip hedef kitleler için bu özellik gerekli olabilir.

Raporlama ve Analiz: Site kullanımı, ziya­retçi bilgileri, içerik dağılımı, hata raporları ve sistem durumu hakkında kolay ve açıkla­yıcı rapor alabilmek, birçok değerlendirme süreci için hayati önem taşımaktadır. İYS uygulamalarının bu noktada basit, hızlı, dönüştürülebilir rapor ve analizleri suna­bilmesi gerekir. İhtiyaç analizi ile ölçütlerin belirlenmesi süreci çok fazla ayrıntı ile uğraşmaya ve belki de temel he­deflerden uzaklaşmaya sebep olabilmektedir. İkinci tehlike ise yönetim ekibi ile teknik ekibin farklı bir dil kullanmasının, ortak bir çerçeve oluşturmayı zorlaştırmasıdır. Bu noktada çerçeveyi netleştire­bilmek adına kullanım senaryolarından yararlanı­labilir.