Kurum/kuruluşlar tarafından gerçekleştirilen her tür etkinliğin mutlaka bir amacının olması ve etkinlik fikrinin ortaya atılmasından gerçekleştir ilmesine kadar herbir süreçte iyi bir planlama ve iyi bir uygulamanın yapılmasının gerekliliği kaçınılmazdır. Bunun nedeni kurum/kuruluşlar açısından büyük emekler ve büyük bütçelerle gerçekleştirilen etkinliklerin, beklenen amaçları gerçekleştirememesi hatta kurum/kuruluşlara zarar verebilme olasılığıdır.