Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık
aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır. 69471265-902-00534/3628 sırası ile Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası-Standart Dosya Planı Kodu-Birim Evrak Bölümü Kayıt Numarası-Genel Evrak Bölümü Kayıt Numarası şeklindedir.