Basın toplantısının yapılacağı zaman elverişli ve uygun olmalı

Basın toplantısının seçileceği yer ulaşım güçlüğü içermeyen, merkezi bir yer olmalı

Rapor, grafik vb. bilgi ve belgeleri içeren bir basın dosyası önceden hazırlanır ve katılanların etkinliği kolaylıkla izlemesini sağlamak için toplantı başlamadan önce dağıtılmalı

Basına en az bir hafta öncesinden yapılan davetin yeri ve saati, basın toplantısından bir iki gün önce telefonla yeniden anımsatılmalı

Toplantı saati en fazla üç saat olmalı, soru ve cevaplar için bu süre aşılabilir olmalıdır.