Basına en az bir hafta öncesinden toplantı yer ve saati bildirilir.

Saptanan gün ve saatte önemli sayılabilecek başka etkinliklerle çakışılmamasına özen gösterilir.

Toplantı zamanında başlayıp zamanında bitirilir.

Toplantıyı izleyen günlerde katılımcı basın mensuplarına teşekkür edilir.

Toplantının yapılacağı yer seçilirken, ulaşım güçlüğü içermeyen merkezi bir konum yeğlenir.