Yeni bir etkinlik düzenlenmesi amaçlandığında öncelikle etkinliğin temasının ne olacağı, nerede düzenleneceği, büyüklüğünün ne olacağı, hedef kitlenin kimlerden oluşacağı, hangi tarihlerde gerçekleştirileceği, etkinliğin isminin ne olacağı, program içeriğinde nelerin bulunacağı gibi etkinliğe ilişkin temel soruların yanıtlarının verilmesi gerekmektedir.