Basın kuruluşlularında okur temsilcisinin kurum dışında okuyucularla, kurum içinde de haber üretim sürecinde çalışan gazetecilere yönelik olmak üzere iki işlevi vardır. Okur temsilcisi yayında yer alan her türlü haberi fotoğrafı, videoyu ve grafikleri başka bir ifadeyle tüm içeriği doğru, dengeli ve adil olmasıkriterlerini temel alarak izler. Bu izleme sürecinde okur temsilcisinin rehberi genellikle yayın organının tüketicisi konumundaki okurları, izleyicileri, dinleyicileri ve kullanıcılarıdır. İzlerkitleden gelen eleştiriler okur temsilcisinin kararlarının ve hareketlerini yönlendirir. Okur temsilcisinin görevleri arasında her bakımdan daha iyi bir yayın çıkması için çaba göstermek ve bu doğrultuda izlerkitlenin görüşlerinden yararlanmak ilk sırada yer alır. Basın kuruluşlarının okur temsilcisi istihdam etmelerinin ardındaki diğer gerekçeler şunlardır:

1. Haberlerin doğru ve dengeli verilip verilmediğini izleyerek yayınlanan haberlerin kalitesini arttırmak.

2. Okuyucuların habercilere daha kolay ulaşabilmelerini sağlayarak habercileri daha güvenilir kılmak.

3. Okuyucuların çeşitli konular hakkındaki kaygıları hakkında basın kuruluşundaki haber çalışanlarını bilgilendirmek.

4. Şikayetlerin ve diğer sorunların yöneltilebileceği sorumlu bir kişi olarak, editörlerin ve haber yöneticilerinin zamandan tasarruf etmelerini sağlamak.

5. Bazı şikâyetleri çözümleyerek yayın kuruluşu hakkında yüklü tazminat davaları açılmasının önüne geçmek.