Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek çıkar­tılması halinde, örneğin uygun bir yerine “aslı gibidir” ibaresi konulur.

Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması halinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleş­tirilir. Çıktının uygun bir yerine “Belgenin aslı elektronik imzalıdır.” ibaresi konulur.

Çıktı üzerinde yer almayan unsurlara belgenin üst veri çıktısında yer verilir. Hem belge çıktısında hem de üst veri çıktısında tarih ve sayı bilgilerine yer verilerek bu çıktıların birbiriyle ilişkilendirilmesi saplanır. Söz ko­nusu ilişkilendirmenin sağlanması amacıyla çıktılar üzerine herhangi bir ibarenin yazılması veya konulması durumunda yapılan ekleme, idarece yetkilendirilmiş gö­revli tarafından paraflanır. Çıktı, idarece yetkilendirilmiş görevlisinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanır.

Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortam­da kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, ayrıca çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanır ve fiziksel ortamda saklanır

Belgeler gerektiğinde çoğaltılabilir, gerekli görülen kişilere gönderilebilir, bu kişilerden alınabilir. Yanlış olduğu ya da eksik olduğu düşünülen belgeler ise iade edilebilir.