Üstveri: Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgileri,

Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgiyi,

İdare: Kamu kurum ve kuruluşlarını,

Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreci,

Üst yazı: Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dahil, ek hariç kısmını,

ifade eder.