Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraflı nüshası idarede kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir. Belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kağıt çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Üst yazılarda kağıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kağıdın her iki yüzü de kullanılabilir. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hallerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir. Metin içinde yer alan alıntılar, tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir.