e-posta ile yazılı mesaj aktarımında dikkat edilmesi gereken bir takım unsurlar vardır:

• Gönderme tuşuna basılmadan önce yazı son kez kontrol edilmelidir.

• Konu (subject) bölümüne açıklayıcı bilgi yazılmalıdır. Her gün yüzlerce e-posta alan kişiler için e-postaların okunması zaman alan bir iştir. Bu nedenle e-postaların “konu” kısmı mutlaka kısaca belirtilmelidir. Böylece alıcıya, eğer ilgilenmiyorsa, okumadan silme fırsatı vermiş oluruz. Çok genel, anlaşılmaz konu başlıkları kullanımamalıdır. Örneğin “Rapor” yerine “Aralık ayı bilanço raporu” şeklinde yazmak daha uygundur.

• Elektronik postada büyük harf kullanılmamalıdır. Büyük harf “bağırmak”, karşıdakine sert bir ifade kullanmak anlamına gelir. Kağıda dayalı yazışmalarda da yazının tamamını büyük harfle yazmayız. Gerekli gördüğümüz yerlerde (başlık vb) büyük harfleri kullanırız. Eğer bir şeye vurgu yapmak istiyorsak <…> işaretleri arasına yazmalıyız.