Kullanılan dil basit ve anlaşılır olmalıdır.  Okuyucunun yazının içeriğini kolayca algılaması, bilgilerin kuşku ve merak uyandırmayacak ölçüde tam olması ve iyi bir biçimsel düzende olması gerekir. Başlığı, hangi tarihte yazıldığı, konusunun ne olduğu, kim tarafından imzalandığı bilgileri yer almalıdır. Gelen yazılara en kısa zamanda (en fazla 5 gün içinde) yanıt verilmelidir. yazı içerik olarak düzenlenirken; resmî ifadeler yerine, samimi ifadeler kullanılmalı, hiçbir durumda tehditkar ifadelere yer verilmemeli, ifadeler olabildiğince müşteri yanlısı olmalı, firmayı koruma gerekçesiyle bürokratik ifadeler kullanılmamalıdır. Doğru cevap C seçeneğidir.