Etkili bir şikayet yazısı yazabilmek için şu hususlara dikkat edilmelidir:
• Yazı çok uzun tutulmamalı, karşı tarafı okurken sıkmamalıdır.
• Şikayet konusu kısa ancak yeterince açık ifade edilmelidir.
• Şikayete konu olan durum açıkça ve olduğu gibi aktarılmalıdır.
• Durum aktarılırken cümleler mantıklı bir sıra izlemelidir.
• Hakaret veya kızgınlık belirtisi gösteren cümlelere yer verilmemelidir.
• Hangi durumda olursa olsun nazik bir dil kullanılmalıdır.
• İstenirse garanti belgesi, fatura vb. dokümanların fotokopileri yazıyla birlikte gönderilmelidir.
• Şikayet yazısında firma hakkında olumsuz genelleme yapmaktan kaçınılmalıdır.
• Yazı firma ile ilişkileri bozmayacak bir şekilde yazılmalıdır.
• Firmanın hızlı geri bildirim yapabilmesi için telefon numarası, e-posta, iş adresi, ev adresi vb. iletişim bilgileri yazılmalıdır.
• İlk yazıda sorun çözülmeyip; geri bildirim de yapılmadıysa; şikayet konunuzun önemine göre “Hukuki yollara başvurulacağına” dair ifadelerin yer alacağı ikinci  bir yazı yazılmalıdır.