İstifa etmek zor, hassas bir karardır ve oldukça da zorlu bir süreçtir. Bu sebeple istifa süreci profesyonelce yürütülmelidir. Çeşitli görev ve pozisyonlardan istifa etmek istediğimizde bunu bir yazı ile yapmalıyız. Herhangi bir vakıf, dernek üyeliği ya da başkanlığından istifa etmek söz konusu olabildiği gibi iş yerinden de istifa edilebilir. İstifa ederek ayrıldığınız halde aynı iş yerine tekrar geri dönebilir ya da çalışma arkadaşlarınızın referanslarına ihtiyaç duyulabilirsiniz. Bu nedenle istifa etme sebebiniz her ne olursa olsun istifa yazısı yazarken dikkatli, özenli ve olumlu olunmalıdır.
İstifa yazısında öncelikle; işe başlanılan tarih, çalışılan pozisyonun adı, istifanın bildirildiği tarih belirtilmelidir. Yazı; insan kaynakları müdürlüğüne hitaben; ya da genel müdürlüğe yazılır. Yazıda kullanılan dil önemlidir. Şirkette edinilen bilgi ve deneyimden bahsedilir. Çalışma arkadaşlarına ve yöneticilere teşekkür edilir. Ayrılış tarihi belirtilir. Gelecekte gerekli durumlarda yardımcı olabileceği belirtilir 

Çalıştığınız firmadan istediğiniz anda istifa yazısı yazıp ayrılamazsınız. İstifa sürecinde dikkat edilmesi gereken bir takım prosedürler vardır. İstifa yazısının;
• 6 aydan az süredir çalışılıyorsa 2 hafta önceden;
• 6 ay ile 1.5 yıl arası çalışıldıysa 4 hafta önceden;
• 1.5 yıl ila 3 yıl arası çalışıldıysa 6 hafta önceden,
• 3 yıldan fazla çalışıldıysa 8 hafta önceden verilmesi gerekir.