Tebrik yazısı özel gün ve tarihlerde gönderildiği için zamanında yerine ulaşması çok önemlidir. Tebrik yazısı; mektup, telgraf, faks, e-posta, özenle seçilmiş basılı tebrik metinleri ya da sosyal paylaşım siteleri aracılığıyla gönderilebilir. Eğer basılı metin kullanılacaksa başına el yazısı ile bir hitap ifadesinin yazılması ve imzalanması bir nezaket kuralıdır. El yazısının düzgün ve okunaklı olmasına dikkat edilmelidir. Tebrik yazıları açık ifadeli, içten, nazik ve kısa olmalı, aşırı duygusallıktan kaçınılmalıdır. Genellikle tebrik yazılarının ilk cümlesinde tebrik edilecek konu belirtilir, uygun bir saygı ya da sevgi ifadesi ile yazı tamamlanır.