Bilgisayar dosyalarında muhasebe verilen saklama, mantıksal bir yapı içinde veri organize etmek anlamına gelir. Küçükten büyüğe, bu organizasyonun içerisindeki veri hiyerarşisi şekildeki gibi gösterilebilir. İlk düzeyde bilgiler küçük parçalar veya rakamlardan oluşurlar. İkinci düzeyde, bir bilgisayar, tek bir karakteri temsil edebilen yerinin yaratması için bir kaç parça, harf veya rakamı birleştirmektedir. Üçüncü düzey, bir veri alanını oluşturması için birkaç karakteri birleştirmektedir. Dördüncü düzeyde, veri alanları eksiksiz bir kayıt oluşturmak için birleşmektedir. Örnek olarak bir şirketin müşteri listesi dosyası düşünülecek olursa aşağıdakilerden hangisi dördüncü düzey veri olarak gösterilebilir?