Otele gelen grupla ilgili olarak geliş tarihi, geliş saati, kişi sayısı ve ayrılış tarihi ile ilgili bilgilerin kat hizmetleri bölümüne önceden gönderilmiş olması gerekmektedir. Otelin tüm bölümlerine gönderilen bu duyurulara otelcilik terminolojisinde memorandum denilmektedir. Bu bilgiler ön büro tarafından kat hizmetleri ve diğer birimlere dağıtılır.