Raporların yazılmasında ortak kural ve ilkeler (Azak, 1997:69-70):
1. Raporda sonucu etkilemeyecek gereksiz açıklamalara yer verilmeyecektir.
2. Raporlar, açık bir anlatımla yazılabilecek kadar basit ve sade olarak kaleme alınmalıdır. Anlaşılır cümleler genelde kısa cümlelerdir. Rapor okunaklı olmalıdır.
3. Raporlar kişisel düşüncelere yer vermeden ön yargısız, objektif görüldüğü biçimde yazılmalıdır.
4. Hangi olay veya eylemle ilgili olduğu açık bir şekilde belirtilmelidir. Gerçek dışında bilgilerin yazılması veya eklenmesi ileride giderilmesi mümkün olmayan olumsuz sonuçlar doğurabilir.
5. Raporlar uzun ve kapsamlı yazılacağı gibi özlü ve kısa da yazılır. Lüzumundan fazla uzun veya kısa olmamalıdır.
6. Raporlarda anlatılacak olaylar bir tarih ve zaman sırasına göre yazılır. Olayın şartlarının yazılması önem arz eder.
7. Raporun çeşidine göre kendi görüş ve önerileri yazılır. Bazı raporlarda kişisel görüş yazılmaz. Kişisel görüş gerek olduğunda yazılır. Rapor içinde yazıldığında kendi görüşümüz olduğu belirtilir.