Tutanak, kolluk kuvvetinin görevini yürütürken icra ettiği görevini en iyi şekilde yansıttığı resmî yazılardır. Bal’ın da (2012:144) belirttiği gibi kolluk için tutanak bir ispat aracıdır. Sözlükte Meclis, kurul, mahkeme vb. yerlerde söylenen sözlerin olduğu gibi yazıya geçirilmesi, belgelenmesi gereken bir durumu tespit edenler tarafından imzalanan belge, zabıt varakası, birçok kimsenin imzaladığı rapor, mazbata şeklinde tanımlanmaktadır (TDK, 2016).