İşlevsel kapasite, var olan yapısal ve yapısal olmayan unsurların fonksiyonelliğinin ve sürekliliğinin sağlanması potansiyeli ile ilgilidir. Bu sürecin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesindeki en önemli araç, izleme ve denetim işlevleridir. İster yönetim ekibinin de katıldığı bina turları olsun; ister teknik elemanların düzenli gerçekleştirdikleri teknik vizitler olsun her ikisinde de gözlem önem arz etmektedir.