Veri toplamada kullanıcı ihtiyaçlarının belirlenmesi önemlidir. Verinin kullanım amaçlarına ve kullanıcının özel gereksinimlerine göre düzenlenmiş olması gereklidir. Kullanıcının hangi detayda veriye ihtiyacı olduğu, verinin yapısı gibi birçok faktör göz önünde bulundurulmalıdır. Veri standartlarına uygun olması gereklidir: Verilerin kullanımıyla ve paylaşımıyla ilgili birçok ulusal ve uluslararası standart geliştirilmiştir. Dokümantasyon sorumluluğun belirlenmesi gereklidir: Temel ilke olarak hastanın tanı ve tedavi sürecinde yer alan tüm sağlık çalışanları hastaya ait kayıt tutmakla sorumludur. Verilerin yasal düzenlemelerin gerektirdiği içerik ve detayda olması gereklidir. Kayıt tutmayla ilgili yasal zorunluluklar ve gereksinimler, veri toplama aşamasında göz önüne alınması gereklidir. Sağlık kuruluşları, yasal olarak kendisinden istenen tüm verileri gerekli gizlilik, güvenlik ve mahremiyet kurallarına uygun olarak başta Sağlık Bakanlığı olmak üzere ilgili kurumlara göndermekle yükümlüdür.