Kâğıt üzerindeki yazışmaların ve belgelerin oluşturulduğu, takip edildiği ve arşivlendiği gibi, bilgisayar ortamındaki belgelerin de düzenlenmesi büyük önem taşır,  Düzenli bir sistem oluşturmak tercihi tamamen bilgisayar kullanıcısına aittir.  Her kullanıcı, kendine uygun bir yöntem belirleyebilir ve bu yöntemi geliştirebilir. Ancak, tıpkı kâğıt dosyaların ve büyük klasörlerin dünyasında olduğu gibi, sayısal ortamda da iyi bir yöntem bulmak önem taşır. Aksi halde, tıpkı kâğıt bir belge gibi, ihtiyaç duyulan bir sayısal verinin de kaybı mümkündür. Düzenli bir çalışma ortamı kurmak, bilgiye ulaşmayı ve bilgiyi işlemeyi çok daha kolay ve hızlı hâle getirir, karışıklığı ve hataları önlemeye yardımcı olur.