Bir belgeyi kaydederken, yani bir yazılımla çalışırken o belgeyi bilgisayarın hafızasın alması işleminde, bilinmesi gereken bazı püf noktaları vardır. Bunların en önemlilerinden biri masaüstünde dosya bırakmamaktır. Güncel ve üzerinde çalışılan dosyalar masaüstünde yer alabilir, ancak bilgisayarın kendi hafızasında daha güvenilir alacaktır. Tıpkı bir çalışma masasının üzerinde rasgele bırakılan kâğıt belgeler gibi, bilgisayar masaüstünde bırakılan dosyalar da kaybolabilir, yanlışlıkla çöpe atılabilir. Ayrıca bilgisayarın çökmesi veya hafızanın zarar görmesi durumunda, masaüstündeki belgelerin kurtulması daha zordur. Bu nedenle bilgisayarın ‘’Dokümanlar’’ klasörünü kullanmak daha doğru bir seçim olacaktır. Masaüstünde kolay ulaşım için ise kısayol oluşturma iyi bir çözüm olabilir. Yine takip eden işler veya henüz tamamlanmamış işlerin bulunduğu bir güncel klasör ile tamamlanmış ve aktif olarak kullanımda bulunmayan dosyaların bulunduğu bir klasör oluşturmak faydalı olacaktır. Güncel klasör, masaüstünde durabilir veya kısayolu oluşturulabilir. Ancak yüklü dosyaların masaüstünde yer alması bilgisayarın hızını da azalttığından, tamamlanmış işlerin bulunduğu klasör mutlaka masaüstünden kaldırılmalı ve arşivlenmelidir.