Konaklama CRS'lerinin temelinde tüketici tercihlerinin öğrenilmesi ve sonra yeniden kullanmak için saklanması, mali hesapların, gerekli iletişim bilgilerinin, oda fiyatları ve müsaitlik durumlarının düzenli bir şekilde tutulmasına ihtiyacı vardır. İlk yıllarda CRS'lerin uluslararası zincir otellerde  kullanımı daha yaygındır. Konaklama CRS'lerinin geliştirilmesi yüksek maliyetler gerektirdiğinden, bağımsız konaklama işletmeleri kendi CRS'lerini geliştirmek ya da satın almak yerine zincir otel gruplarıyla iş birliği yapmakta ve bu zincirlere katılmaktadır. 

Konaklama işletmeleri bazı büyük zincir işletmeler dışında havayolu işletmeleri kadar büyük olmayan organizasyonlardır. Dolayısıyla CRS maliyetlerini karşılayabilecek mali yapıları sınırlıdır. Diğer taraftan havayolu işletmeleri ve tur operatörleri gibi konaklama işletmeleri de önemli bir dağıtım kanalı ve perakendeci olan seyahat acentalarına ulaşmak ve ürünlerini pazarlamak isterler.