Gündemi Belirlemek: Toplantı hazırlıklarının en önemli aşaması da, gündemin, edinilen bilgilerden ve amaç ve katılımcılardan yola çıkılarak oluşturulmasıdır. Gündem, anahtar katılımcılarla beraber belirlenmelidir. Gündem, toplantıya ilişkin, niçin, ne, kim, ne zaman ve nerede gibi soruların cevabını içerecek şekilde düzenlenmelidir.