Toplantının Amacı: Toplantılar çok çeşitli amaçlarla yapılabilirler. Toplantının amacı iyi belirlenmemişse, katılımcılar konunun başka yöntemlerle daha etkili biçimde ele alınacağını düşünürler ve tatmin olmazlar. Toplantıda geçen süreci olumsuz olarak nitelendirirler. Düzenleyen kişi saptanmış amacı katılanlara açıklayıp paylaşmalıdır.
Resepsiyon Hizmetleri: Toplantıya katılacak kişileri, kimlerin, nerede ve nasıl karşılayacağı, kayıt işlemlerinin nasıl yapılacağı ve toplantı dokümantasyonlarının nasıl hazırlanıp, dağıtılacağı konuları resepsiyon hizmetleri kapsamında planlanır ve gerçekleştirilir.
Konaklama Organizasyonu: Eğer katılımcılar şehir veya ülke dışından geliyorsa bu kişilerin nerede konaklayacağı önceden saptanmalıdır. Toplantı yeri ile konaklama yerinin birbirinden uzak olmamasına dikkat edilmelidir. Ayrıca, konaklama bedeli katılımcılar tarafından karşılanacaksa, ücretin indirimli fiyat tarifesi üzerinden olmasına çalışılmalıdır.
Karşılama ve Transfer Organizasyonu: Konukların ulaşım noktalarından karşılanması ve uğurlanması, konaklama yerlerine ulaştırılması konularında gerçekçi zaman planlarının önceden yapılması gerekir.
Bütçe: Gerçekleştirilmesi düşünülen toplantının bütçesinin belirlenmesi gerekir. Bütçesi önceden belirlenmemiş işlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi çok zordur. Söz konusu bütçe, toplantıya kaç kişinin katılacağı, bu kişilerin nerede, nasıl konaklayacağı, ne ikram edileceği, nasıl ağırlanacağı ve benzer daha pek çok konunun kararlaştırılması sonucunda belirlenir.