Bilgisayar, İnternet, Telefon, Faks Hizmetleri: Katılımcıların ve medya görevlilerinin, iletişim ve büro hizmetlerinden yararlanması için yapılması gereken çalışmalar da önceden planlanmalıdır. Toplantının yapıldığı yer bu tür hizmetleri sağlasa bile, toplantının öncesinde bu tür hizmetleri nasıl verdiklerini yerinde görmek, son anda ortaya çıkabilecek sorunları önleyecektir. Salonda mikrofon düzeninin denetlenmesi de bu kapsamda yapılması gereken çalışmalar arasında yer alır. Bilgisayar, İnternet, Telefon, Faks Hizmetleri: Katılımcıların ve medya görevlilerinin, iletişim ve büro hizmetlerinden yararlanması için yapılması gereken çalışmalar da önceden planlanmalıdır. Toplantının yapıldığı yer bu tür hizmetleri sağlasa bile, toplantının öncesinde bu tür hizmetleri nasıl verdiklerini yerinde görmek, son anda ortaya çıkabilecek sorunları önleyecektir. Salonda mikrofon düzeninin denetlenmesi de bu kapsamda yapılması gereken çalışmalar arasında yer alır. Toplantı Akış Planı: Toplantının türüne göre oturumların, konuşmacılara ve tartışmalara ayrılacak sürelerin ve çay-kahve aralarının önceden belirlenmesi gerekir. Bu şekilde ortaya çıkan toplantı programı basılarak, katılımcılara ve basın mensuplarına, toplantı öncesinde ellerine geçecek şekilde ulaştırılmalıdır. Ayrıca, konuşmacıların sunuşları sırasında kullanmak isteyecekleri, projeksiyon cihazı, bilgisayar gibi araçların temin edilmesi, çalışıp çalışmadıklarının kontrol edilmesi, sunuş sırasında hazır durumda tutulmalarına ilişkin çalışmalar da bu kapsamda ele alınır. Basılı Malzemeler ve Armağanlar: Toplantının türü ve amacına bağlı olarak, basılı malzemelerin önceden hazırlanarak katılımcılara toplantı günü ya da daha önce ulaştırılması gerekir. Diğer yandan katılımcılar için armağanların ve bunların nasıl, kimler tarafından verileceği de önceden belirlenmesi gereken işler arasında yer alır. Konuşmacıların kısa biyografileri, konuşma metinlerinin bulunduğu CD, kalem, not defteri gibi gereçlerin yer aldığı dosyalar, hazırlanacak basılı malzemelerin başında gelir. Bu dosyalardan çok sayıda hazırlanarak dinleyicilerin tümüne verilmesi, toplantının kolay izlenmesi ve ilginin artırılması bakımından yararlıdır. Toplantının Amacı: Toplantılar çok çeşitli amaçlarla yapılabilirler. Toplantının amacı iyi belirlenmemişse, katılımcılar konunun başka yöntemlerle daha etkili biçimde ele alınacağını düşünürler ve tatmin olmazlar. Toplantıda geçen süreci olumsuz olarak nitelendirirler. Düzenleyen kişi saptanmış amacı katılanlara açıklayıp paylaşmalıdır. Resepsiyon Hizmetleri: Toplantıya katılacak kişileri, kimlerin, nerede ve nasıl karşılayacağı, kayıt işlemlerinin nasıl yapılacağı ve toplantı dokümantasyonlarının nasıl hazırlanıp, dağıtılacağı konuları resepsiyon hizmetleri kapsamında planlanır ve gerçekleştirilir.