Erişim ve elde edilebilirlik ile ilgili problem aşağıdaki gibi sıralanabilir;

• Hasta dosyalarının zamanında bulunamaması veya ulaşamamak genellikle yaşanan problemlerdendir.

• Hastaların bir kısmı hastaneye geldiklerinde dosyalarına ulaşamamaktadır.

• Hastanın aynı gün iki ya da daha çok poliklinikte muayene olması,

• İlgili raporların iletilmemesi,

• Doktorun kaydı odasında tutması veya unutması,

• Dosyanın bulunması gereken yerden alınması veya dosyanın arşivde yanlış adrese yerleştirmesi gibi durumlardır. Bu durum kayıtlara ihtiyaç duyulduğunda erişimi engellemektedir