İdeal sunum ortamında şunlara dikkat edilmelidir:
-Sandalyeler uzun süre oturacak kadar rahat olmalı,
-Katılımcı sayısına göre sandalye sayısı ayarlanmalı,
-Oda sıcaklığı çok sıcak ve çok soğuk olmamalı,
-Yeterli havalandırma sağlanmalı,
-Aydınlatma yeterince parlak olmalı fakat çok parlak olmalı,
-Herkesin konuşmacıyı kolayca görebilmesi ve duyabilmesi sağlanmalı,
-Görseller en uzak koltuktan dahi okunabilmeli,
-Projeksiyon gibi görsel yardımcılar kullanılacaksa mutlaka düzgün çalıştığından emin olunmalı,
-Tuvalet, yiyecek ve içecek gibi ihtiyaçlar dikkate alınarak yer planı yapılmalı.