Yazıyı hazırlarken sekreterin şu noktalara dikkat etmesinde yarar olabilir:
• Yazı kaleme alınmadan önce iyi planlamalıdır: Yazıya başlamadan önce anlatmak istediği konuları zihninde örgütleyemeyen ve planlamayan sekreter, rota belirlemeden denize açılan kaptana benzer.
• Muğlak ifadelerden kaçınılmalıdır: “pek yakında”, “en kısa sürede” gibi muğlak ifadelerden kaçınılmalıdır.
• Çok teknik tarzda yazmaktan kaçınılmalıdır: Fazla teknik yazılar okuyucuyu sıkar ve onlarda bu tür yazılar bir kullanma kılavuzu okuyormuş duygusunu verir.
• Yazıda tereddüt yaratacak sözcük ve ifadelerden kaçınılmalıdır: Sık sık, "fakat", "ama" ve "belki" gibi sözcükler yer alıyorsa karşı taraf sizin yetkisiz olduğunuzu veya konuyu tam anlamı ile bilmediğinizi düşünür. Bu tereddütlü sözcükler okuyanın bir karara varmasını zorlaştırır.
• Birbirini takip eden cümleler anlam bütünlüğünü bozmamalıdır: Bir cümleden sonra gelen ikinci cümle ilk cümlenin anlamını zayıflatmamalıdır.
• Yazının akıcılığını bozan çok sık gereksiz bağlaçlardan kaçınılmalıdır.
• Mümkün olduğu kadar yazının kısa ve öz olmasına dikkat edilmelidir.
• Pasif cümleler çok sık kullanılmamalıdır.
• Sıfır hata amaçlanmalıdır.
• Kısaltmaların açılımları muhakkak yazı içinde yer almalıdır.